Let's calculate …

 

PDF-Formulare können Felder berechnen. Damit können Sie beispielsweise ein Berechnungsformular erstellen. Hier ich Ihnen, wie Sie ein Berechnungsformular, welches zusätzlich die Mehrwertsteuer errechnet und zu einem Gesamttotal führt, erstellen. Sind die einzugebenden Beträge ohne Dezimalstellen, so reicht dies. Verwenden Sie in den zu berechnenden Beträgen Dezimalstellen für Rappen- oder Cent-Werte, so können ungerade Werte störend sein. In einem weiteren Beitrag zeige ich Ihnen dann, wie Sie solche Probleme der Rundungsdifferenzen durch ein JavaScript lösen können.

Textfelder aufbauen

Zuerst wird im Formularmodus in Acrobat auf dem PDF-Dokument ein Textfeld erstellt. Das Textfeld sollte einen klaren Feldnamen aufweisen.

Im Register Erscheinungsbild kann das Aussehen und die Schrift der Feldeingaben bestimmen. Bei den Schriften sollte man Zeichensätze verwenden, welche auf allen Rechnern vorhanden ist, wie beispielsweise die vorgeschlagene Helvetica.

Im Register Optionen kann man die Textausrichtung definieren. Hier sollte man ferner die Option Bildlauf bei langem Text deaktivieren, da ansonsten ein nicht druckbarer Überlauf des Textes bei langer Eingabe vorkommen kann.

Im Register Format kann man die Kategorie Zahlen auswählen, so dass nur Zahlen, und keine Buchstaben, in ein zu berechnendes Textfeld eingegeben werden können. Ferner kann man die Dezimalstellen auf 2 stellen und eine länderspezifische Darstellung der Trennzeichen verwenden. Ein Währungssymbol im Textfeld rundet die Formatierung des ersten Textfeldes ab.

Um nun mehre Textfelder in gleicher Darstellung zu erhalten, verwendet man im Formularmodus von Acrobat den Befehl Mehrere Kopien erstellen. Die Felder erben die Einstellung und werden automatisch unbenannt.

Felder berechnen

Im abgebildeten Beispiel muss beim Text Nettobetrag das Feld Netto die Preise von vier Artikel addieren.

Dazu wählt man in den Texteigenschaften des Textfeldes Netto das Register Berechnung aus. Hier aktiviert man erst mal die Option Wert ist die Summe (+). Danach klickt man auf Auswählen und wählt in Fenster Feldauswahl nur die Feldbezeichnungen aus, welche von der Addierung betroffen sind. In der Vorschau kann man jeweils die Ergebinsse testen.

Berechnung der Mehrwertsteuer

Die Berechnung der Mehrwertsteuer wird mit einer vereinfachten Feldbezeichnung vorgenommen. Dazu wählt man in den Textfeldeigenschaften > Berechnung > Vereinfachte Feldbezeichnung aus und klickt danach auf Bearbeiten. Es öffnet sich der JavaScript-Editor.

In diesem Beispiel lautet das Skript Netto*0.08.  Das Textfeld der Mehrwertsteuer mit dem Textfeldnamen MwSt multipliziert die Werte des Textfeldes mit 0.08. Das heisst, der Betrag wird durch einhundert geteilt und mit acht multipliziert. Dies entspricht dem aktuellen Satz der Mehrwertsteuer in der Schweiz.

Berechnung des Gesamttotal

Der Bruttobetrag ist der Ergebnis des Nettobetrages plus der Wehrwertsteuer. Die beiden Textfelder müssen wiederum addiert werden. Dazu verwendet man in den Textfeld-Eigenschaften des Textfeldes Brutto, Register Berechnung, wiederum die Option Wert ist die Summe (+), klickt auf Auswählen und wählt in diesem Beispiel in der Feldauswahl die beiden Textfelder Netto und MwSt aus.

Ändert man Feldnamen, so müssen die Berechnungen neu aufgebaut werden. Auch wenn die Namen im Nachhinein doch wieder gleich lauten. Am besten verwendet man klare Feldbezeichnungen. Machen Sie beispielsweise in einem späteren Formularworkflow eine .csv-Export für Excel, so werden die Feldnamen übernommen und stehen in der Kopfzeile der .csv-Datei. Deshalb: Je klarer, je besser.

Beispiel mit Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Gesamttotal.

Zahlenformate mit Dezimalstellen und der Darstellung der Trennzeichen.

Felder addieren mit Auswählen der Namen von betroffenen Textfeldern.

Die Ausrechnung des Mehrwertsteuersatzes erfolgt über die vereinfachte Feldbezeichnung im JavaScript-Editor. Die Formel «*0.08» dividiert den Nettobetrag durch Einhundert und multipliziert mit Acht.

Für die Berechnung des Gesamttotal werden die Felder «Netto» und «MwSt» addiert.